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Mejora el formato y la redacción acerca del estado previo de los procesos en la herramienta anterior, incluyendo sus limitaciones o problemáticas operativas. También se explican los desarrollos implementados en cada área, vinculándolos con las tecnologías utilizadas. El documento a mejorar el formato y la redacción en un lenguaje técnico y formal es el siguiente: "1.1 facturación propia
Estado previo
Con anterioridad a la ejecución del proyecto LOANER no disponía de una solución técnica específica. El proceso de facturación se hacía en base a extraer listados de la actividad ordinaria (pedidos, transportes, recuentos) generados en soporte papel y posteriormente cruzándolos manualmente con las tablas de servicios y tarifas negociadas con cada cliente.
Limitaciones/problemáticas operativas
Esta forma de proceder requería un enorme esfuerzo por parte del equipo de administración en cada ciclo de facturación en tiempo de preparación y generación de la documentación, y no estaba exento de errores humanos.
Desarrollos realizados/tecnologías utilizadas
Para suplir estas carencias, se realizó un proceso de mejora de procesos en el que se definió una lista global de servicios que podría prestar Loaner, se estableció bajo qué criterios se podía hacer la facturación de cada servicio, y finalmente se definió un cuadrante dónde guardar todo lo anterior para cada cliente.
El resultado de ese cuadrante es lo que usa actualmente el sistema para calcular en tiempo real qué se debe facturar a cada cliente por cada servicio prestado, y siempre según las condiciones acordadas con cada cliente. Automatizando el proceso de forma que, a final de mes, el personal de Loaner sólo tienen que pedirle al sistema el volcado de esa información, y con los totales hacer las facturas correspondientes.
Las tecnologías utilizadas han sido las identificadas en la memoria, PHP 8.4 y Base de datos MySQL
1.2 facturación externa
Estado previo
El servicio de facturación a los clientes inmediatos de los clientes de Loaner en su nombre y representación era un servicio que no se prestaba. De esta forma se crea una funcionalidad que permite facturar a los hospitales el material consumido de cada fabricante de material quirúrgico.
Limitaciones/problemáticas operativas
Como la funcionalidad es nueva no se puede hablar de limitaciones del sistema previo, pero si indicar las dificultades operativas encontradas en su desarrollo como el proceso de emisión de facturas en formato digital oficial y el Tarifario específico por cliente.
Desarrollos realizados/tecnologías utilizadas
Hubo que desarrollar una funcionalidad que guardara las tarifas que cada fabricante negociara con cada hospital, dentro de un rango de fechas dadas. Pues cada año cambian las tarifas. En el momento de emisión de la factura, según el hospital al que vaya dirigida la factura y la fecha de emisión de la factura, han de usarse las tarifas vigentes para ese hospital en esa fecha.
Hubo que desarrollar unas librerías para la generación de facturas en formato digital oficial, según las especificaciones técnicas oficiales.
2.1 Control de consumos de los clientes
Estado previo
Era un servicio que no se prestaba y es completamente nuevo para el negocio de Loaner.
Con anterioridad al proyecto, se llevaba un registro del material que se había enviado en préstamo y no volvía en cada cirugía, pero no un control de lo consumido. Pues en una cirugía se puede consumir tanto parte del material prestado, como material que tenga el propio hospital.
Limitaciones/problemáticas operativas
El sistema anterior era incompleto en el control del movimiento de materiales entre los almacenes de Loaner y los hospitales, lo que generaba continuos descuadres y perdidas de material sin justificar. Para tener un control más exhaustivo de los materiales transferidos se incluye un procedimiento de control del material depositado en cada hospital, y se hace una recepción de los partes de quirófano de cada cirugía (que es donde consta lo que realmente se ha consumido).
Desarrollos realizados/tecnologías utilizadas
Se ha desarrollado un registro de entradas y salidas del material que hay depositado en cada hospital.
Se ha desarrollado una funcionalidad específica para apuntar los consumos reflejados en los partes de quirófano. A partir de estos consumos se generan albaranes que deben ser aceptados por cada hospital.
2.2 Comunicaciones con terceros para automatizar el proceso de registro de pedidos de clientes
Estado previo
La automatización del proceso de registro de pedidos de clientes era un servicio que no se prestaba. El proceso previo era un registro de las necesidades de los clientes obtenidas a partir de llamadas telefónicas o comunicaciones vía correo electrónico que debían transcribirse en el sistema de pedidos.
Limitaciones/problemáticas operativas
El gran volumen de pedidos de clientes, referencias de material por clientes y tarifas por hospital y periodos temporales representaba un gran esfuerzo de generación y validación de las ofertas y pedidos comerciales por parte del equipo de administración de Loaner. Este gran volumen de gestión manual y verificación de condiciones por periodo y cliente no estaban exentas de errores humanos.
Debido al gran número de pedidos que hacían algunos fabricantes, y a que dichos fabricantes debían dejar constancia de los pedidos también en sus propios sistemas informáticos, se acordó con varios de ellos la integración de dichos sistems. De forma que cuando se confirmara un pedido en el sistema informático del fabricante automáticamente fuera comunicado a nuestro sistema. Ahorrando muchas horas de trabajo manual.
Desarrollos realizados/tecnologías utilizadas
Hubo que desarrollar múltiples APIs para la integración, atendiendo en cada caso a las características específicas del sistema informático de cada fabricante. Muchos de estos fabricantes no podían hacer adaptaciones en sus sistemas, al tratarse de sistemas cerrados, o bien sistemas con cierta antigüedad. Motivo por el que ha habido que hacer una API de integración para cada fabricante.
3.1 Control de material Pending
Estado previo
El control del material tipificado como Pending era un servicio que no se prestaba.
Limitaciones/problemáticas operativas
Con anterioridad al proyecto no había un registro específico del material que se había prestado a los hospitales, sino que se trabajaba en base a varios diferenciales entre lo prestado y lo devuelto y los consumos comunicados. Pero esta forma de operar hacía que hubiera inconsistencias a la hora de saber qué material estaba todavía como prestado y no había sido comunicado como consumido.
Desarrollos realizados/tecnologías utilizadas
Se desarrollo un registro específico del ‘material que se había prestado a los hospitales cuyo préstamo había finalizado pero cuyo material todavía no había sido devuelto’, esto es lo que se conoce como pending (pues está pendiente de saberse qué ha ocurrido con él).
Este registro tiene una fuerte integración con el módulo del almacén encargado de hacer las recogidas (que es el que se encarga de comunicar qué material debería haber vuelto y todavía no lo ha hecho), y tiene también una fuerte integración con el módulo de consumos de los clientes (pues es el que se encarga de comunicar al pending si los materiales han sido consumidos). Con toda esta información queda un registro de cuando un material debería haber vuelto, pero no lo hizo, y cuando se comunicó su consumo, quedando así claramente registrado el material del que todavía no se sabe situación definitiva y del que hay que reclamar información a los hospitales.
3.2 Gestión de almacén caótico
Estado previo
Loaner tenía una gestión de almacenes estándar donde cada material ocupaba una posición determinada independientemente de su volumen, peso, rotación o dependencia de otros materiales. Por tanto, la gestión del almacén caótico era un servicio que no se prestaba.
Limitaciones/problemáticas operativas
No se usaba gestión de ubicaciones, lo que implicaba que el material debía estar ordenado según categorías, tipos u otros criterios, para poder ser localizado manualmente. Es decir, había control de lo que había dentro del almacén, y lo que entraba y salía, pero no dónde estaba cada material.
Desarrollos realizados/tecnologías utilizadas
Para resolver este problema se creó un mapa de cada almacén, y unos procesos nuevos de entrada y salida del almacén que iban diciendo al operario dónde coger o dejar cada material en función de parámetros previamente fijados como afinidad con otros materiales, fecha de caducidad, etc
Además, se ubicó cada mesa, carro y transportín usado en el resto de los procesos (zona de recepción, inspección, lavado, salida, etc), de forma que en todo momento se sabe dónde está cada material, incluso si en ese momento no está ubicado en su estantería correspondiente en el almacén.
Para la comodidad del personal de almacenes se diseño una aplicación responsive de forma que pudiera ser gestionado desde sistemas portátiles con capacidades de lectura de códigos de barras para agilizar el registro de los movimientos de material entre ubicaciones.
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ASSISTANT
A continuación, se presenta una versión mejorada del texto original, con una redacción técnica, formal y un formato estructurado para facilitar su lectura y comprensión.
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## 1.1 Facturación Propia
### Estado Previo
Previo a la ejecución del proyecto, Loaner no contaba con una solución técnica específica para la facturación. El proceso se realizaba mediante la extracción manual de listados impresos relacionados con la actividad ordinaria (pedidos, transportes, recuentos), que luego eran cotejados manualmente con las tablas de servicios y tarifas negociadas para cada cliente.
### Limitaciones y Problemáticas Operativas
Este procedimiento implicaba un elevado esfuerzo por parte del equipo administrativo en cada ciclo de facturación, tanto en la preparación como en la generación de la documentación, y estaba sujeto a frecuentes errores humanos, afectando la precisión y eficiencia del proceso.
### Desarrollos Implementados y Tecnologías Utilizadas
Para subsanar estas limitaciones, se definió una lista global de servicios ofrecidos por Loaner y se establecieron criterios claros para la facturación de cada uno. Posteriormente, esta información se estructuró en un repositorio centralizado —un “cuadrante”— que almacena las condiciones vigentes para cada cliente. Este sistema permite calcular en tiempo real las facturaciones correspondientes a cada servicio según las condiciones previamente acordadas. Así, la facturación mensual se automatiza, reduciendo la carga de trabajo manual al mínimo necesario para la emisión de facturas.
La solución se desarrolló utilizando PHP 8.4 y una base de datos MySQL, conforme a las tecnologías detalladas en la memoria técnica.
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## 1.2 Facturación Externa
### Estado Previo
El servicio de facturación a clientes finales en nombre de Loaner, especialmente a hospitales, no se ofrecía previamente. Se habilitó una funcionalidad para facturar el material consumido según fabricante directamente a los hospitales.
### Limitaciones y Problemáticas Operativas
Si bien el sistema anterior no disponía de esta funcionalidad, durante su desarrollo se identificaron desafíos técnicos, entre ellos la generación de facturas en formato digital oficial conforme a las normativas vigentes, y la gestión de tarifarios específicos por cliente que varían anualmente.
### Desarrollos Implementados y Tecnologías Utilizadas
Se implementó un módulo para almacenar las tarifas negociadas entre fabricantes y hospitales con su vigencia temporal, permitiendo aplicar correctamente las tarifas según la fecha de emisión y el destino de la factura.
Asimismo, se desarrollaron librerías específicas para la generación y emisión de facturas en el formato digital oficial, cumpliendo con los requisitos técnicos establecidos por la normativa correspondiente.
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## 2.1 Control de Consumos de los Clientes
### Estado Previo
Este servicio era nuevo dentro del negocio de Loaner. Previamente, se registraba únicamente el material enviado en préstamo que no retornaba, pero no se controlaba el material realmente consumido durante las cirugías, donde también se utilizaba material propio de los hospitales.
### Limitaciones y Problemáticas Operativas
El sistema anterior carecía de un control exhaustivo del movimiento de materiales entre almacenes y hospitales, generando descuadres frecuentes y pérdidas no justificadas. Esto comprometía la trazabilidad y la gestión eficiente del inventario.
### Desarrollos Implementados y Tecnologías Utilizadas
Se diseñó y desarrolló un sistema de registro detallado de entradas y salidas del material depositado en cada hospital. Complementariamente, se implementó una funcionalidad para registrar los consumos indicados en los partes de quirófano, a partir de los cuales se generan albaranes que requieren aceptación formal por parte de cada hospital, cerrando así el ciclo de control y seguimiento del material consumido.
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## 2.2 Comunicaciones con Terceros para la Automatización del Registro de Pedidos
### Estado Previo
La automatización del proceso de registro de pedidos de clientes no existía. Las necesidades se recopilaban mediante llamadas telefónicas o correos electrónicos, lo que requería transcribir manualmente la información al sistema interno de pedidos.
### Limitaciones y Problemáticas Operativas
El elevado volumen de pedidos y la complejidad de gestionar múltiples referencias, tarifas por hospital y periodos temporales, suponían una carga administrativa significativa, propensa a errores humanos. Además, varios fabricantes necesitaban registrar los pedidos en sus propios sistemas, requiriendo un proceso duplicado y manual.
### Desarrollos Implementados y Tecnologías Utilizadas
Se desarrollaron múltiples APIs específicas para integrar los distintos sistemas informáticos de los fabricantes, atendiendo a las particularidades técnicas y limitaciones de cada uno, incluyendo sistemas cerrados o antiguos. Estas integraciones permiten la transferencia automática de pedidos confirmados desde los sistemas de los fabricantes al sistema interno de Loaner, reduciendo significativamente el trabajo manual y los errores asociados.
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## 3.1 Control de Material Pending
### Estado Previo
No existía un control específico para el material clasificado como “pending” (pendiente), es decir, aquel prestado a hospitales cuyo préstamo había finalizado pero cuyo retorno aún no se había registrado.
### Limitaciones y Problemáticas Operativas
El seguimiento manual basado en diferencias entre material prestado, devuelto y consumido generaba inconsistencias, dificultando la identificación precisa del estado del material pendiente y complicando su gestión y reclamación.
### Desarrollos Implementados y Tecnologías Utilizadas
Se implementó un módulo dedicado para registrar el material pendiente, integrando información procedente del almacén (responsable de las recogidas) y del módulo de control de consumos, lo que posibilita un seguimiento detallado, identificando claramente qué materiales deben ser reclamados y cuáles han sido consumidos. Esta solución mejora la trazabilidad y reduce la incertidumbre operativa en la gestión de préstamos.
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## 3.2 Gestión de Almacén Caótico
### Estado Previo
Loaner contaba con una gestión estándar de almacenes, en la que cada producto ocupaba una ubicación fija sin considerar parámetros críticos como volumen, peso, rotación o relaciones con otros materiales. No se disponía de gestión dinámica de ubicaciones, por lo que el sistema de almacén caótico no estaba implementado.
### Limitaciones y Problemáticas Operativas
La ausencia de gestión de ubicaciones implicaba que los materiales se localizaban manualmente según categorías o tipos, lo cual incrementaba los tiempos de búsqueda y la probabilidad de errores, afectando la eficiencia operativa general.
### Desarrollos Implementados y Tecnologías Utilizadas
Se diseñó un mapa detallado de cada almacén junto con nuevos procesos de entrada y salida que orientan al operario sobre la ubicación óptima para depositar o recoger cada material, considerando criterios como afinidad con otros productos, fecha de caducidad, volumen y peso. Adicionalmente, se geolocalizaron mesas, carros y transportines involucrados en los procesos de recepción, inspección, lavado y salida, posibilitando un rastreo continuo y preciso del material incluso fuera del almacenamiento principal.
Para facilitar la gestión operativa, se desarrolló una aplicación responsive para dispositivos portátiles con capacidad de lectura de códigos de barras, agilizando los movimientos y registros de materiales en tiempo real dentro del almacén.
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Esta estructura permite comprender claramente cada área del proyecto: el estado previo, los problemas operativos detectados, y las soluciones tecnológicas implementadas, resaltando la contribución de las tecnologías utilizadas a la mejora global del sistema.